UDES İNGİLİZCE EĞİTİM HİZMETLERİ DANIŞMANLIK YAYINCILIK VE TEMSİLCİLİK ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

(“Aydınlatma Metni”)

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu olarak UDES İngilizce Eğitim Hizmetleri Danışmanlık Yayıncılık ve Temsilcilik Anonim Şirketi (“UDES İngilizce”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

UDES İngilizce, elde edilen kişisel verileriniz bakımından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili düzenlemeler uyarınca “Veri Sorumlusu” sıfatına haiz olup tarafımıza aşağıda yer verilen iletişim bilgileri aracılığıyla ulaşmanız mümkündür.

Unvan : UDES İngilizce Eğitim Hizmetleri Danışmanlık Yayıncılık ve Temsilcilik Anonim Şirketi

Adres : Erenköy Mah., Şemsettin Günaltay Cd. No:145 D:4, 34738 Kadıköy/İstanbul

Telefon: 0216 363 59 38 – 0216 363 03 26- 0530 565 29 78

E-posta: bilgi@udesingilizce.com

2.  İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ

Kurumumuzla paylaşmanız veya gerekli olması halinde, işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:

3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz, UDES İngilizce tarafından aşağıdaki amaçlarla sınırlı olmak üzere (“Amaçlar”) işlenebilecektir:

• Kurumumuz ile öğrenci adayları, öğrencilerimiz ve mezunlarımız arasındaki ilişki ve süreçlerin yönetimi;
• Öğrenci adayları, öğrenci ve mezunlarımız ile irtibat halinde kalmak, kampanyalar ve hizmetler hakkında iletişime geçilerek bilgi verilebilmesi;
• Öğrenci ve öğrenci adaylarımıza verdiğimiz hizmetlerin gereklerini sözleşme ve teknolojinin gereklerine uygun şekilde gerçekleştirebilmek,
• Öğrencilerimize ait kişisel verilerin UDES İngilizce tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifası ile doğrudan doğruya ilişkili olması, kayıt belge ve sözleşmelerin uygun şekilde düzenlenmesi,
• Öğrencilerimize ait kişisel verilerin UDES İngilizce tarafından işlenmesinin kurumumuz haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Kurumumuzca istihdam edilen personellere ve kurumumuza iş başvurusunda bulunan adaylara ilişkin 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca insan kaynakları süreçlerinin takibi ve yürütülmesi, İş sözleşmesinin kurulması, personel özlük dosyasının oluşturulması, SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, karakol bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması, bordro işlemlerinin yapılmasının sağlanması,
• Mevzuat gereği finans, muhasebe, faturalama ve tahsilat işlemlerinin takibi,
• Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda ve hukuki uyuşmazlıklarda talep halinde ve mevzuat gereği savcılıklara, mahkemelere ve ilgili kamu görevlilerine bilgi verebilmek,

4. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

Kişisel verileriniz, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde yer alan kişisel verilerin aktarılması ve yurtdışına aktarılmasına ilişkin hükümler doğrultusunda, işbu Aydınlatma Metninin 3. maddesinde yer alan amaçlarla sınırlı olmak üzere; 

• Hukuki ve idari yükümlülüğümüzü yerine getirebilmemiz amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Muhasebe ve finans faaliyetlerinin gerçekleştirebilmesi amacıyla Mali Müşavirimize,
• Savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımıza ve hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı veya delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına
• İnsan Kaynakları Süreçlerine ilişkin olarak Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamındaki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz için ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Ad, Soyadı T.C. Kimlik Numarası ve Maaş Bilgisi; Maaş ödemelerinin yapılabilmesi amacıyla bankalara,
• Yazılım, IT Desteği, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vb. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla tedarikçilerimize ve çözüm ortaklarımıza.
• Yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir.

UDES İngilizce tarafından kişisel verilerinizin üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde yer alan kişisel verilerin aktarılması ve yurtdışına aktarılmasına ilişkin hükümler doğrultusunda yapılmakta ve Üçüncü kişilere veri aktarımı sırasında hak ihlallerini önlemek için gerekli tüm teknik ve hukuki önlemler alınmaktadır.

Kişisel veri aktarımı; Kanunen açık rıza alınması gereken hallerde açık rıza alınarak (kanunen açık rıza alınması gerekli olmayan durumlar hariç olmak kaydı ile) ve kanun ile belirlenmiş koşullar çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. Aktarım yapılan üçüncü kişiler, yeterli korumayı sağlayacaklarını kurumumuza taahhüt etmektedirler.

5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ TOPLAMAMIZIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz otomatik veya otomatik olmayan yöntemler ile UDES İngilizce internet sitesinde yer alan iletişim formunun tarafınızca doldurulması, internet sitesinin ziyaret edilmesi halinde çerezler ve benzeri teknolojiler vasıtası ile, tarafınızca eğitim kaydı oluşturulması ve/veya iletişime geçilmesi amacıyla kurumumuza doğrudan fiziki olarak başvurulması, sosyal medya platformları(Instagram, WhatsApp Twitter, Facebook, LinkedIn, Google vb.) üzerinden tarafımızla iletişime geçilmesi, insan kaynakları süreçleri bakımından iş başvuru formu ile ve istihdamınız için gerekli bilgileri tarafımızla paylaşmanız suretiyle toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz, Kanun’un 5. Maddesi 2. Fıkrasındaki; a)Kanunlarda açıkça öngörülmesi., c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması., ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması., e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması., f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması şartlarına veya açık rıza hukuki sebeplerine dayalı olarak toplanmakta ve işlenmektedir.

6. VERİ GÜVENLİĞİ TEDBİRLERİ

Kişisel verileriniz Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. Maddesi gereğince gizli olarak saklanacak ve yasal zorunluluklar ile bu belgede yer alan düzenlemeler haricinde hiçbir şekilde üçüncü kişiler ile paylaşılmayacaktır.

UDES İngilizce tarafından kişisel verilerinizin korunmasına yönelik olarak teknik ve idari tedbirler alınmış olup fiziki ortamda muhafaza edilen ait kişisel veriler, üçüncü kişilerin göremeyeceği şekilde dosyalanmakta ve kilitli dolapta saklanmaktadır.  Dijital ortamda muhafaza edilen veriler bakımından şifreleme ve erişim yönetimi, antivirüs sistemleri kullanılması gibi yazılımsal tedbirler ve fiziksel güvenlik önlemleri alınmaktadır. Fiziki veya dijital ortamda muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda UDES İngilizce çalışanının erişimi bulunmaktadır. 

Kurumumuzun gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, web sitesine ve sisteme yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda kurumumuz bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir.

7. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SAKLANMA SÜRELERİ

Kişisel verileriniz fiziki ve dijital ortamlarda toplanmakta ve işbu Aydınlatma Metninin 3 no.lu maddesinde belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenmektedir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu md. 7/f.1’e göre kişisel verileriniz, işlenmesini gerektiren amaç ortadan kalktığında ve/veya mevzuat uyarınca verilerinizi işlememiz için zorunlu kılındığımız saklama ve zamanaşımı süreleri dolduğunda mevzuatta düzenlenen kurallara uygun şekilde silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 4. Maddesi gereğince bu süre içerisinde UDES İngilizcenin kişisel verilerinizi güncel ve doğru tutma yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu kapsamda UDES İngilizcenin mevzuattan doğan yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için kişisel verilerinizde bir değişiklik olması durumunda güncel verilerinizi kurumumuzla paylaşmanız gerekmektedir.

8. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN 6698 SAYILI KANUN’UN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARI

Kişisel veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde, bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde, zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Yukarıda sıralanan, İlgili kanun ve sair mevzuat dahilinde öngörülen yasal haklarınız uyarınca taleplerinizi dilekçe ile yukarıda yer verilen adresimize bizzat elden iletebilir, noter veya posta kanalıyla ulaştırabilirsiniz. Bunun yanında, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkına Tebliğ”in 5. maddesi uyarıca kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da kurumumuza daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle bilgi@udesingilizce.com adresine iletebilirsiniz.  

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda düzenlenen yöntemlerle kurumumuza iletmeniz durumunda kurumumuz, talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca bir ücret öngörülmesi halinde, kurumumuz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.